Чат поддержки

Практикум
Привет! Это поддержка Практикума 👋 Если что-то не получается — постараемся помочь. Пишите в чат или выберите другой способ связи

пт, 2 декабряв 17:21

Мы уже начали заниматься вашим вопросом, ответим в ближайшее время

Практикум

Здравствуйте!

Поддержка не сможет помочь с вопросами, связанными с теорией или задачам из курса «Системный аналитик» — в этой ситуации рекомендуем вам обратиться к вашему преподавателю в чате в Slack.

Если же у вас возникнут иные вопросы — обязательно пишите, будем рады помочь :)

17:24

Выбрать способ связи

Перейти в профиль Практикума

Поменять когорту

Выйти из профиля

Добавить аккаунт

Дополнительные материалы

спринт Дополнительные материалы

Как учиться на курсе

4/4

К проекту 2

0/1

К спринту "Реализация системы"

2/2

К спринту "Поддержка, обслуживание и оценка результатов"

1/1

SQL и системы визуализации

11/11

SQL и Python

9/10

Мягкие навыки аналитика. Коммуникация и активное слушание

4/4

Мягкие навыки аналитика. Постановка задач

5/5

Ясные задачи — что это?

Все ли задачи достижимы?

Как нарезать задачу

Инструктирование и постановка задач

Алгоритм постановки задач

Мягкие навыки аналитика. Планирование

4/4

Пригласить друзей

Все ли задачи достижимы?

Способность вносить ясность и уверенность в работу — одно из качеств, которые ценят в любом сотруднике. В жизни мало определённости — цели и приоритеты меняются, запущенные проекты останавливаются, ресурсы урезают. И здесь может возникнуть соблазн ставить размытые задачи, избегая конкретных формулировок. Можно сказать, что «срок — вчера», и попросить людей сделать «на отлично». Но неясные формулировки ведут к бесконечным переделкам, падению качества и производительности труда. Об удовлетворённости и вовлечённости тут и говорить не приходится.

В этой статье мы разберём два оставшихся критерия SMART: achievable (достижимость) и time-bound (ограниченность во времени). Они помогут вам понять, насколько ваши и чужие задачи реализуемы и реалистичны в имеющихся обстоятельствах.

Помимо этого мы разберём правило сокращения формулировки целей. Далеко не всегда необходимо применять все критерии для проверки, а иногда для этого банально нет времени. Сокращение поможет вам использовать SMART более рационально и приближённо к повседневной практике.

Влияние на результат через постановку задач

Чтобы оценить достижимость любой задачи, нужно учесть два параметра:

Понятный способ достижения результата.

Необходимые для него ресурсы.

Основной ресурс — это люди: их способности, личные особенности, экспертиза и объём времени на выполнение задач. Понятно, что у вас есть материально-технические средства. Однако если в компании не будет достаточно подходящих людей, а у них — свободного времени, то другие ресурсы вряд ли помогут.

Также важно понимать ограничения, которые накладываются на процесс достижения результата. Чтобы сотрудники могли оценить свои возможности, при выполнении задачи им нужно опираться на те ориентиры или границы, которые им заданы. Иначе они будут вправе достичь результата когда угодно и как угодно.

Посмотрим на примеры постановки задач.

Через три дня нам нужно продемонстрировать продукт, для этого надо собрать интерактивный прототип в «Фигме».

Здесь ясно, за счёт чего нужно достичь результата, но неясно, в какой срок. Будет ли достаточно, если прототип будет готов вечером через три дня? Или он должен быть готов заранее?)
- Нам нужна выгрузка из базы данных новых клиентов за последние сутки. Вася, у тебя есть час на выгрузку. Сделай её так, чтобы у дизайнеров, которые потом будут отрисовывать статистику по таблицам, был доступ только к полям «возраст», «пол» и «идентификатор».

Указано то, каким образом нужно выполнить задачу, и время готовности — 1 час.
- Вася возьмёт на себя оформление документации по корпоративному шаблону, ты уже это делал, поэтому тут вроде никаких трудностей. Валентина внесёт обновления в код — тебе должны прислать информацию тестировщики в ближайший час.

Не указано время готовности обоих поручений.
- На время реализации проекта нам нужно найти одного программиста со знанием Java. Ему предстоит писать код нашего приложения под супервизией. У него будет частичная загрузка где-то на половину рабочего дня.

Не указано ни то, как искать этого программиста, ни то, когда именно его надо найти.)

Часто нам кажется, что мы сказали сотруднику понятное время готовности поручения, как в варианте 1: «Через три дня нам нужно продемонстрировать продукт». Но такая формулировка не даёт никакой конкретики по времени, она оставляет пространство для любого решения со стороны сотрудника.

Иногда полезно давать сотрудникам свободу принятия решений, но в части времени важно, чтобы был ясный и понятный ориентир. Если же нам по какой-то причине важно, чтобы сотрудник сам управлял своим временем, обязательно добавить в конце: «Когда ты сможешь это сделать?»

Похожее затруднение может возникнуть с формулировкой того, за счёт чего будет достигнут результат. В варианте 4 («На время реализации проекта нам нужно найти одного программиста со знанием Java») в целом ясен результат, но неясно, есть ли какие-то ограничения по способу достижения. Возможно, есть какой-то предпочтительный сценарий? В обыденной жизни такие вещи часто подразумеваются и не проговариваются.

Так, занимаясь поиском сотрудника, мы в целом передаём эту задачу отделу кадров или рекрутинговому агентству. Однако и здесь можно наложить ограничения на процесс достижения результата. Мы можем сказать, что обязательно надо поискать кандидата через наши социальные сети. Или наоборот: не нужно сообщать своим знакомым об этой вакансии открыто — если есть желание кого-то порекомендовать, дайте эту рекомендацию напрямую специалистам.

Нам сложно действовать, когда мы не можем вписать какую-то работу в контекст. Конечно, в реальной ситуации сроки могут сдвигаться, объём работы — меняться, но главная функция постановки задач — организовывать и направлять рабочую группу, давать ей почву под ногами и определённость — должна оставаться неизменной. Собственно, добавляя в формулировку задачи компоненты, связанные с процессом достижения и временными ограничениями, мы даём сотрудникам больше этой почвы под ногами.

Критерии A и Т

В предыдущей статье мы познакомились с критериями для оценки того, насколько формулировка задачи ясно описывает результат работы:

S — Specific — конкретный;

M — Measurable — измеримый;

R — Reasonable — обоснованный.

В акрониме SMART осталось ещё две буквы — A и T. Они помогают понять, насколько задача достижима и сколько есть на неё времени:

A — Achievable — достижимый. Критерий указывает на то, за счёт каких средств будет достигнута цель, и/или вводит ограничение на использование этих средств.

T — Time-bound — ограниченный по времени. Указывает на то, когда ожидается выполнение задачи.

Посмотрим на примерах, каким критериям соответствует каждая из предложенных формулировок постановки задач:

Пётр, чтобы сделать наш стандартный отчёт к полудню четверга, тебе нужно подключить Тамару — у неё есть все данные.

Указан срок выполнения поручения — полдень четверга. Есть и достижимость: указано, что это стандартный отчёт, для которого, вероятно, есть какая-то форма или описанный процесс. Также указано, что ресурсы для его составления есть у Тамары.
- Пётр, постарайся сделать отчёт как можно быстрее, можешь за основу взять форму прошлого месяца. Я по нему завтра буду докладывать на совещании.

Здесь указан предпочитаемый способ достижения результата — «взять форму прошлого месяца», но вместо срока исполнения сказано «как можно быстрее». Это слишком размытый срок. Если результат нужен быстро, всё равно нужно указывать конкретный период. Руководитель упоминает завтрашний доклад, но это не добавляет ясности — непонятно, в какое время будет доклад и насколько заранее должен быть готов отчёт.

Тамара, мы завтра встречаемся с заказчиком в 14 часов. Хочу, чтобы ты пришла к началу встречи и рассказала про особенности нашего продукта.

Тамара поймёт, что надо прийти к 14 часам. Однако не обозначена форма рассказа о продукте и ограничения. Будем надеяться, что Тамара компетентный сотрудник, хорошо знает заказчика и цель встречи, а значит, сможет подготовить нужную презентацию.
- Тамара, к середине следующей недели нужно запустить производство прототипа. Постарайся сосредоточенно поработать в оставшееся время.

Образец невыполнимой задачи. Неясен срок и неясно, каким образом осуществить желаемое. Чтобы добавить критерий достижимость, можно сказать, что поручение является приоритетным, а значит, стоит отложить другие задачи. Также можно спросить, есть ли задачи, которые отложить не получится.

SMART: обобщение

Все критерии, входящие в акроним SMART, делятся на две части: те, что описывают образ результата, и те, что определяют процесс его достижения.

Мы составили для вас чек-лист для проверки формулировки задачи.

Давайте посмотрим на комплексную формулировку задачи целиком.

Задача расписана так подробно, чтобы было проще отнести ту или иную часть формулировки к конкретному критерию. В реальной жизни часто одна и та же часть проходит проверку несколькими критериями и задача формулируется более компактно. Бывает, что лучше не использовать весь набор критериев. Разберём это дальше.

Нужно ли проверять все цели по всем критериям SMART? Конечно, нет. Например, если вы ставите задачу сотруднику, который глубоко погружён в процессы отдела и организационный контекст, можно давать более короткие формулировки. Впрочем, тогда вы принимаете на себя риски неверного понимания или неадекватных действий.

Можно опустить часть критериев, но не стоит убирать следующие:

S — конкретность, отвечает за ясность. Там, где нет предмета, нет и результата.

M — измеримость, отвечает за контроль прогресса по задаче. Без этого ни вы, ни исполнитель не поймёте, успешно ли выполнена работа.

T — ограничение по времени, отвечает за достижимость. Там, где не обозначен момент достижения результата, нет и действий.

Стоит помнить, что время, сэкономленное при формулировке задачи, может не окупиться. Не исключено, что сотрудник сделает не то, не с тем качеством и не в нужный вам срок.

Рассмотрим неполный перечень ситуаций, в которых использовать SMART полностью может быть нецелесообразно:

Задача, которая часто повторяется. Если каждый раз ожидается один и тот же результат и способ его достижения, то можно использовать сокращённую формулировку. Иногда её можно сократить до названия процесса и количества повторений.

Сотрудники в высшей степени способны выполнять такой класс задач. Исполнители хорошо знают организационный контекст и все ограничения способа достижения результата. В этом случае полезно спросить у сотрудников, как они будут выполнять задачу, — так вы сможете получить от них важную информацию. Может показаться неочевидным, но исполнители нередко лучше осведомлены о происходящем в компании, чем менеджмент, особенно если дело касается процессов создания ценности.

Неалгоритмическая задача. Здесь мы знаем только общие контуры результата. Подробности того, что получится в конце и как это будет достигнуто, не известны. Это изобретательские или креативные задачи: например, запуск рекламной кампании или разработка мобильного приложения. Тут образ результата задаётся ограничениями, а результат достигается итеративно. Однако основные вводные всё равно нужно зафиксировать, иначе не получится отследить прогресс и качество исполнения.

Если ваш руководитель не очень SMART

Никто не совершенен, поэтому наши руководители могут ставить нам недостаточно ясные задачи. Выход здесь — задавать максимум вопросов. Вам снова поможет чек-лист для оценки задачи по SMART — нужно последовательно проверить формулировку с помощью критериев. Но что делать, если по каким-то критериям задача не прошла проверку? Задавайте простые вопросы из столбца вопросы для формулировки и надейтесь, что ваш руководитель даст вам недостающую информацию.

Иногда у вашего руководителя просто нет этой информации или он по какой-то причине не хочет вам её давать. Тогда нужно реконструировать задачу из имеющихся вводных. Здесь вам придётся опираться на свой опыт и профессиональную экспертизу. После того как вы сформулируете задачу, поделитесь ей с руководителем: возможно, это поможет ему более ясно представить результат.

В этой статье мы:

Изучили критерии проверки задачи на реалистичность из набора SMART — достижимость (A) и ограниченность по времени (T).

Разобрали несколько исключений, когда SMART использовать неоптимально, — это алгоритмические повторяющиеся задачи и креативные задачи. Также это ситуации, в которых вы управляете профессионалами высокого уровня, полностью понимающими организационный контекст.

Использовали чек-лист проверки качества задачи по SMART в ситуации, когда вышестоящий руководитель ставит неясную задачу.

Мы разобрали набор критериев SMART — он поможет вам ясно формулировать образ результата и прояснять задачи от руководителя. Вы можете использовать наш чек-лист прямо на рабочем месте, сохранив на телефон или распечатав. Такое напоминание поможет лучше усвоить этот инструмент.

К следующему уроку
Краткий пересказ урока
beta

Курсы

Вводный модуль

Понимание профессии системного аналитика

Разработка требований

Проект 1. Спецификация требований ко второму релизу Chatty

SQL для аналитиков

Моделирование данных

Проект 2. Моделирование данных и работа с базой данных интернет-магазина «Накарабине»

Моделирование процессов

Пользовательские интерфейсы

Agile-практики

Проект 3. Бэклог приложения для сети клиник «Вита»

Трудоустройство

Архитектура системы

Программные интерфейсы

Проект 4

Реализация системы

Поддержка, обслуживание и оценка результатов

Дипломный проект

Дополнительные материалы

x