Чат поддержки

Практикум
Привет! Это поддержка Практикума 👋 Если что-то не получается — постараемся помочь. Пишите в чат или выберите другой способ связи

пт, 2 декабряв 17:21

Мы уже начали заниматься вашим вопросом, ответим в ближайшее время

Практикум

Здравствуйте!

Поддержка не сможет помочь с вопросами, связанными с теорией или задачам из курса «Системный аналитик» — в этой ситуации рекомендуем вам обратиться к вашему преподавателю в чате в Slack.

Если же у вас возникнут иные вопросы — обязательно пишите, будем рады помочь :)

17:24

Выбрать способ связи

Перейти в профиль Практикума

Поменять когорту

Выйти из профиля

Добавить аккаунт

Дополнительные материалы

спринт Дополнительные материалы

Как учиться на курсе

4/4

К проекту 2

0/1

К спринту "Реализация системы"

2/2

К спринту "Поддержка, обслуживание и оценка результатов"

1/1

SQL и системы визуализации

11/11

SQL и Python

9/10

Мягкие навыки аналитика. Коммуникация и активное слушание

4/4

Мягкие навыки аналитика. Постановка задач

5/5

Ясные задачи — что это?

Все ли задачи достижимы?

Как нарезать задачу

Инструктирование и постановка задач

Алгоритм постановки задач

Мягкие навыки аналитика. Планирование

4/4

Самоорганизация: что это и зачем оно мне нужно?

Выгрузка задач и расстановка приоритетов

Личное планирование

Практика. Личное планирование

Пригласить друзей

Личное планирование

В прошлый раз мы говорили о том, что ключевой навык внутри самоорганизации — это управление своим временем и вниманием. Вы уже знаете, что всю поступающую информацию полезно выгружать и фиксировать, а потом приоритизировать.

На выходе получается список из задач, которые важно выполнить прямо сейчас, тех, что можно выполнить позже, а также тех, которые можно поручить другим. Это уже звучит как план! Осталось лишь сопоставить этот список задач с реальностью и поставленными целями.

В реальности помимо списка задач есть также прилив сил, усталость, восемь часов сна, форс-мажоры, крекеры на столе, соцсети и другие факторы. Всё это — неотъемлемая часть жизни, с которой не нужно бороться, но стоит замечать её и работать с ней.

Эта статья посвящена основным принципам планирования с фокусом на внутреннем состоянии.

В отличие от простого списка задач, в плане есть последовательность и зависимости, а ещё задачи распределены во времени. Например, для каждой забронирован слот в календаре. План помогает чувствовать себя увереннее и отслеживать продвижение к цели. Но бывает так, что неопределённость побеждает. Запланированные события не случаются, задачи не выполняются — сплошной хаос.
Давайте поговорим о том, как к этому относиться.

1. Подход исследователя

После составления первых планов и попыток упорядочить свою жизнь всё может пойти не так, как было задумано. И это нормально. Мир сложнее, чем он кажется при планировании, но неопределённость сама по себе не плоха, а, скорее, нейтральна. Помимо неожиданных неприятностей могут открыться и благоприятные возможности.

Лучшая стратегия в ситуации, когда что-то пошло не по плану — не ругать свои управленческие навыки, а остановиться и понаблюдать, что происходит вокруг, прислушаться к своим мыслям и эмоциям. Затем — скорректировать свои действия.

Например, студент Практикума планирует свою загруженность на следующий день так:

Утром студент узнаёт, что тренер заболел и отменил занятие. Выходит, пойти по списку дел уже не получится.

Неэффективный подход в такой ситуации — строго довериться плану и пролежать в кровати до 10:00, пока не наступит время, на которое была запланирована работа. Подход исследователя состоит в том, чтобы оценить ситуацию и своё состояние и скорректировать план на ходу: например, время тренировки занять учёбой и пораньше освободиться вечером, чтобы отдохнуть и набраться сил.

Изменения — это неотъемлемая часть процесса и его улучшения. А сам план — всего лишь инструмент для продвижения к целям.

2. Связь с реальностью

Многие люди подвержены нереалистичному планированию, так как мозг склонен переоценивать наши способности. Так в планах на один день появляются двухчасовой марафон, чтение целой книги и поход с палаткой. Когда описываешь дела на неделю, лёжа под одеялом в воскресенье, легко допустить такие промахи.

Избежать ошибок при первых подходах к самоорганизации и планированию едва ли получится, но при столкновении с ситуацией, когда план и реальность не сходятся, полезно брать это на заметку для новых планов и в следующий раз:

— закладывать временные буферы побольше;

— отсекать от плана 30% задач, чтобы сделать его более реалистичным;

— задаваться вопросом: «Зачем мне выполнять эту задачу? А что будет, если я это не сделаю?».

3. Планирование отдыха

Иногда для достижения целей приходится сдвигать план и лишать себя нескольких часов сна. Работать в высоком темпе некоторое время — это нормально, но стоит помнить, что силы не бесконечны. Без отдыха ресурсы не восстанавливаются, а чтобы он был качественным, стоит планировать и продумывать его заранее. Например, отмечать время для хобби и отдыха в личном плане и календаре.

Если не продумывать досуг заранее, свободное время с большой вероятностью будет «съедено» новыми задачами или первым попавшимся под руку занятием, например, просмотром соцсетей.

План для самоорганизации можно составить множеством способов. Вот несколько вариантов.

Личный календарь

Простой и наглядный инструмент планирования. Можно назначить событие на конкретную дату, определить его длительность и добавить участников, чтобы событие отразилось в их календаре. Такие функции есть, например, в календаре на девайсах от Apple.

Преимущество инструмента в том, что в течения дня не нужно тратить время на вопросы «За что мне браться сейчас? А нет ли срочных задач?». Наличие плана снижает неопределённость и тревогу, к тому же есть дополнительный бонус — напоминания о встречах и задачах, которые можно настроить при создании события.

Чек-лист

Чек-лист (или To-do list) — это список активностей с «галочками» напротив каждого пункта: выполняешь задачу и ставишь «галочку», отмечая, что задача закрыта. Такой способ планирования в реализации ещё проще календаря и помогает быстро визуально оценить, какой процент задач уже сделан, а сколько ещё предстоит выполнить.

Чек-листы можно создавать для планирования задач на весь день или использовать как пошаговую инструкцию при решении одной сложной задачи из множества шагов. Инструмент освобождает ресурсы памяти, помогает сфокусированно работать и наглядно оценивать прогресс.

Вести чек-листы можно в блокноте от руки, в заметках телефона или при помощи приложений. Варианты приложений: Notion, Todoist, Microsoft To Do.

Важный нюанс — добавлять активности в чек-лист стоит согласно приоритетам, чтобы построить последовательность задач, а не просто составить список дел. После этого можно использовать два способа работы над задачами — гибкий и негибкий.

В первом случае, последовательность задач не строго фиксирована: выполнив первую, можно переключаться на пятую. Второй способ подразумевает строгое соблюдение последовательности. Новичкам в планировании, которым непросто на ходу менять приоритеты, больше подходит негибкий способ, который со временем можно скорректировать под свои цели и привычки.

Сценарное планирование

Это планирование в условиях неопределённости, когда трудно спрогнозировать точную последовательность и длительность задач. Сценарии — это разные вариации одного и того же плана, учитывающие возможные пути развития событий. Чаще всего составляют оптимистичный, реалистичный и пессимистичный сценарии, либо любые два из них.

Например, при планировании дня, в котором есть перелёт в другой город, можно реалистично заложить на дорогу до аэропорта один час и добавить ещё час на прохождение контроля. Этот план будет актуален при отсутствии пробок на дороге.

Пессимистичный сценарий — два часа на дорогу и ещё полтора на прохождение контроля. Планы нужно составить заранее и выбрать подходящий, как только ситуация станет более понятной и предсказуемой.

Давайте рассмотрим план и определим, какие ошибки допустил человек, который его составил.

Нет ориентиров по времени старта и длительности задач

Если в плане есть задачи с предсказуемой длительностью и временем старта, эти данные полезно фиксировать. Например, отметить начало тренировки и сеанса в кино, чтобы не опоздать. Также эта информация помогает определить, реалистичен ли план, хватит ли времени и сил на все задачи.

В этом плане стоило учесть все приёмы пищи и время на отдых

Когда план насыщенный и плотный, стоит вписывать не только задачи, но и время на еду и отдых. В противном случае, к концу дня можно оказаться голодным и истощённым, или план просто не сработает.

План нереалистичный

В этом плане слишком много длительных и ресурсоёмких задач для одного дня. Их можно выполнить, отдав все силы, но это, скорее, нереалистично.

Есть слишком крупные и размытые задачи

Например, под пунктом «рабочие задачи» может скрываться минутное дело, а может — список из десяти сложных задач. Во втором случае план точно не сработает.

Составить план — половина дела, сложнее следовать ему и выполнять обещания, данные себе и другим. Поговорим о том, как быть продуктивнее и счастливее в потоке дел и задач.

Что поддержит в пути:

Экономия внутреннего «топлива». Физические и моральные силы человека — это своеобразное топливо, которое тратится на выполнение рабочих задач, восприятие информации, принятие решений. Топливо не бесконечное и быстро кончается (например, за пару часов сосредоточенной работы или учёбы), и это легко заметить — буквы на экране не складываются в предложения, внимание рассеивается, а рука тянется открыть ленту в соцсетях.

Есть разные способы экономить топливо и сохранять энергию. Например, такие: работа без хаотичных переключений на входящие сообщения, разгрузка рабочей памяти, подробные формулировки задач, регулярное восстановление сил.

Поиск своего ритма вместо копирования поведения успешных людей. Найти и наладить свой ритм можно через наблюдение за своими привычками и их корректирование, а также введение практик, помогающих восстановить силы: достаточное количество часов сна, ночной режим без уведомлений на смартфоне, выполнение первых задач из плана ещё до проверки новостей и почты.

Таких способов много, но универсального секрета продуктивности нет. Важно пробовать и находить практики, которые работают и помогают достигать целей именно вам.

Регулярность и многократные повторения. Есть большая разница между знанием и поведением — поведение не меняется от прочтения урока или выполнения одного задания. Чтобы освоить инструмент, ввести новую привычку или изменить привычный сценарий поведения, нужно регулярно прилагать усилия.

Подробнее все эти явления описаны в книге «Джедайские техники» Максима Дорофеева.

К следующему уроку
Краткий пересказ урока
beta

Курсы

Вводный модуль

Понимание профессии системного аналитика

Разработка требований

Проект 1. Спецификация требований ко второму релизу Chatty

SQL для аналитиков

Моделирование данных

Проект 2. Моделирование данных и работа с базой данных интернет-магазина «Накарабине»

Моделирование процессов

Пользовательские интерфейсы

Agile-практики

Проект 3. Бэклог приложения для сети клиник «Вита»

Трудоустройство

Архитектура системы

Программные интерфейсы

Проект 4

Реализация системы

Поддержка, обслуживание и оценка результатов

Дипломный проект

Дополнительные материалы

x